補助科目の設定のポイント

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会計ソフトを使って入力を始めると

はじめは勘定科目を頭に入れるだけで精一杯

慣れてきてからでもよいので

補助科目を設定してみましょう

補助科目とは

補助科目とは、ある特定の勘定科目の内訳となる科目をいいます。

たとえば、水道光熱費という勘定科目

電気代、ガス代、水道代などと補助科目にわけると、特定の月の光熱費の内訳をみることができますし、どんな時期に電気代が上がるのかを確認することもできます。

補助科目は、売掛金買掛金など、得意先・支払先ごとの残高や増減を管理する必要のある科目にも設定すると便利ですし、普通預金当座預金定期預金などの預金科目は、銀行ごとに補助科目を設定するのが通常です。

また、設定しておくと、工夫次第で色々と活用できるのが補助科目のよいところ。

たとえば、法人なら、決算時に法人税の申告書と一緒に提出する「勘定科目内訳書」の作成や消費税のチェックを意識して、補助科目を設定するとよいでしょう。

また、個人事業主で、事業と個人的な支出が混じるなど、決算時に家事按分することがわかっている支出にははじめから補助科目をつけておくと確定申告時に助かります。

補助科目を設定しておくとよい科目

補助科目を設定しておくとよい科目をあげてみます。

まずは、口座を複数持っているなら普通預金当座預金定期預金などの預金科目です。

口座番号や銀行名ごとに補助科目を設定。通帳ごとの残高と一致しているか確認します。

売掛金は、得意先ごとに補助科目を作成、得意先ごとの未回収の残高を確認することが回収状況の把握や督促に役立ちますし、得意先ごとの売上を比較できます。

買掛金未払金では、支払先ごとに補助科目を作成、支払先別の未払いの残高を確認することが支払い遅延等を防ぐことができます。

預り金も、源泉所得税、住民税、社会保険料(健康保険料と厚生年金保険料)、雇用保険料にわけておきましょう。

ほかに、交際費も、会社や事業内容に応じた補助科目があると便利です。

すくなくとも、お香典やお祝い金のような慶弔費だけでも区別しておくと、消費税区分の際にも役立ちます。

余力があれば、法人なら、法人税申告の際に作成する勘定科目内訳書に載る科目に関しては、補助科目を設定しておくと、決算時がグンとラクになります。

設定し過ぎないのもポイント

個人事業主の場合、確定申告のことだけを考えたなら、勘定科目だけの経理で十分です。

しかし、経費を管理していくならば、補助科目を設定するのは無駄ではありません。

ただし、あまり細かく補助科目を設定しないこと。

補助科目を必要以上にたくさん設定すると、入力に時間や手間がかかりすぎて、メリット<デメリットとなる可能性があります。

また補助科目を設定する際は「その他」という補助科目をあらかじめ設定しておきましょう。

売掛金の例でいれば、新規の得意先ができたときに「その他」という補助科目を利用して、一時的に対応することもできますし、継続的でない取引の相手先は「その他」にまとめることもできます。

日々の経理にも、決算時にも、ストレスのない方法を常に模索していきたいものです。