平成28年分の支払調書からマイナンバーの記載が必要に

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報酬等の支払先ごとに作成する支払調書

平成28年分から支払先などのマイナンバーの記載が必要です

平成28年分の支払調書の税務署への提出は、年明け1月31日まで

早めに対応しましょう

支払調書とは

支払調書には、代表的なものとして「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」や「不動産の使用料等の支払調書」などがあります。

例えば、セミナー講師に5万円超の講演料を支払ったり、個人に15万円超の家賃を支払ったりした場合、支払をした企業や個人事業主は、それらの支払に関する支払金額や源泉徴収税額を記載した「支払調書」を作成し、税務署へ提出することが義務づけられています。

平成28年中に支払った報酬等についての支払調書から、その支払者と支払を受ける者、双方のマイナンバー又は法人番号の記載が必要となりました。

出典:給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引

マイナンバー記載についての注意点

支払調書へマイナンバーの記載が必要になったことに伴い、次の点に注意が必要です。

報酬等、不動産の使用料等の支払先にマイナンバーの提供を求めるときには、その利用目的を特定し明示する

例えば、マイナンバー提供のお願いを書面で行う場合、「番号法の施行に伴い、税務署へ提出する支払調書に、マイナンバーの記載が必要となりました」と記載するなどです。

マイナンバーの提供を受ける場合、本人確認として「番号確認」と「身元確認」を行う

これは、

①マイナンバーカードの提示による確認 (→「番号確認」と「身元確認」ができます)又は

②通知カード+運転免許証、健康保険の被保険者証などの提示による確認(→通知カードで「番号確認」を、運転免許書等で「身元確認」をします)などにより行います。

最後に、

特定個人情報の提供の制限の規定によって、本人控えの支払調書にはマイナンバーを記載しない

税務署に提出する支払調書は、法人番号・マイナンバーを記載しますが、もし本人控えとして本人に渡す支払調書があれば、そちらにはマイナンバーは記載せず、マイナンバーの部分のみ空欄で印字することや、印字された個人番号をマスキング等で読み取れないように処理する、ことなどで対応します。

報酬等の支払先からマイナンバー提供を受けられない場合

報酬等の支払先にマイナンバーの提供を求めても、提供されないこともあるでしょう。

そうした場合、マイナンバーの記載は、法律で定められた義務であることを支払先に伝えて提供を求めるようにします。

それでも提供を受けられないときは、提供を求めた経過等を社内に記録、保存するなどして、その経緯を明確にしておく必要があります。

例えば、「マイナンバー記載は法律上の義務であることを説明し提供を求めた日、説明をした人」「拒否された日、拒否した人」などを記録しておきます。

なお、源泉徴収票、給与支払報告書は、平成28年分より大きくなりA5サイズになっていますが、支払調書はこれまで同様のA6サイズです(A4の四分の一の大きさ)。

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